Checklist: dit moet je doen als je werknemer ziek is

Het liefst heb je nooit zieke werknemers. Het kan namelijk leiden tot vertragingen in projecten en zorgt vaak ook voor extra druk bij andere werknemers. Helaas heb je er als ondernemer regelmatig mee te maken. Is jouw werknemer ziek? Dit moet je regelen.

Als je werknemer door ziekte niet kan werken moet je volgens de wet het loon van je zieke werknemer twee jaar (104 weken) doorbetalen. Ook moet je er alles aan doen om je werknemer weer aan het werk te krijgen. Daarvoor gelden verschillende wettelijke verplichtingen vanuit bijvoorbeeld de Arbowet, Wet verbetering poortwachter, Ziektewet en WIA. Ook bij je verzekeraar heb je enkele verplichtingen. In deze checklist leggen we de belangrijkste uit.

1. Ziekmelden

Is je werknemer ziek? Meld dit dan binnen twee dagen bij je arbodienst, of bij je verzekeraar als je arbodienstverlening hebt meeverzekerd. Zij geven de ziekmelding vervolgens aan hen door. De arbodienst neemt contact op met je zieke werknemer. Door snel contact op te nemen met de arbodienst zorg je ervoor dat onderstaande stappen ook sneller afgerond worden. De arbodienst helpt jou als werkgever bij de verzuimbegeleiding van je zieke werknemer. Ook ondersteunen ze je met adviezen zodat je altijd voldoet aan de wettelijke verplichtingen.

2. Maandelijkse controle van de ziekmelding

Is je werknemer langer ziek dan je eigenrisicoperiode óf langer dan zes weken? Controleer de ziekmelding dan in meldverzuim. Je verzekeraar kan je vragen om het verzuimoverzicht van je arbodienst en/of loonstrook te uploaden.

3. Uiterlijk in week 6 – opstellen probleemanalyse

Bij dreigend langdurig verzuim maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse. Hierin staat een advies aan jou én aan je zieke werknemer over de werkzaamheden die de werknemer kan doen en wanneer je werknemer het werk weer kan hervatten. Met dit advies weet je wat de beperkingen en mogelijkheden van je zieke werknemer zijn. Daarnaast helpt dit advies jou en je werknemer bij het opstellen van een Plan van Aanpak (PvA).

4. Week 8 – opstellen Plan van Aanpak

Binnen acht weken na de ziekmelding of uiterlijk twee weken na de probleemanalyse stellen jij en je werknemer een PvA op. Die beschrijft de re-integratieaanpak. Een PvA is niet nodig als je werknemer verwacht binnen twaalf weken weer helemaal beter te zijn. Duurt het tóch langer? Dan moeten jij en je werknemer alsnog een PvA opstellen. Het is belangrijk dat je alle afspraken die je met je werknemer over de re-integratie maakt, vastlegt in een re-integratieverslag. Door deze afspraken vast te leggen zijn de verwachtingen over de re-integratie duidelijk voor jou én je werknemer.

5. Na week 8 – uitvoeren Plan van Aanpak

Samen met je werknemer en de casemanager voer je de afspraken uit het PvA uit. Je werknemer moet actief meewerken aan de re-integratie. Je bespreekt regelmatig - minimaal iedere zes weken - de voortgang met je werknemer. Zo nodig stel je het PvA bij. Je bespreekt regelmatig- minimaal eens in de zes weken - de voortgang met je werknemer; zo nodig stel je de aanpak bij. Door dit eens in de zes weken te doen, houd je beter grip op de voortgang van de re-integratie en kun je bijsturen als dat nodig is.

6. Na 42 weken ziek – melding bij UWV

Je meldt je werknemer ziek bij het UWV. Dit moet uiterlijk de eerste werkdag nadat je werknemer 42 weken ziek is. Dit heet de 42e-weeksmelding. Daarnaast zet je uiterlijk tussen week 42 en 52 een arbeidsdeskundig onderzoek in. Door de melding op tijd bij UWV te doen, voorkom je een boete.

7. Tussen week 46 en 52 - eerstejaarsevaluatie

Tijdens deze evaluatie bespreken jij en je werknemer samen met de bedrijfsarts de voortgang van de re-integratie en stellen eventueel afspraken bij. Dit is ook de uiterlijke startdatum voor een tweedespoortraject.

8. Week 88 - WIA-aanvraag en re-integratieverslag opstellen

Tussen de 88e en 93e week kan je werknemer bij UWV een WIA-uitkering aanvragen. Daarnaast stel in overleg met je werknemer en bedrijfsarts een re-integratieverslag op. In dit verslag staan alle afspraken en resultaten met betrekking tot de werkhervatting. Dit verslag is onderdeel van de WIA-aanvraag.

9. Week 91 – eindevaluatie

Jij en je werknemer stellen een formele eindevaluatie op. Het re-integratieverslag is hier onderdeel van. De bedrijfsarts stelt hiervoor een medische beoordeling op. Die is alleen voor de werknemer bedoeld en niet voor jou in te zien. In de eindevaluatie leg je samen vast wat de stand van zaken is van de re-integratie.

10. Week 93 – WIA-documenten (re-integratieverslag) aanleveren

Je draagt nu de belangrijkste documenten over aan UWV, zodat UWV deze kan beoordelen en een WIA-keuring kan uitvoeren.